ERP-systeem kiezen: zo vind je het juiste ERP-pakket voor jouw bedrijf

5 juni, 2023

Het juiste ERP-systeem kies je door eerst je processen en knelpunten vast te leggen, daarna je eisen te prioriteren en pas dan ERP-software te vergelijken. Beoordeel ieder ERP-pakket op procesondersteuning, gebruiksgemak, integraties, totale kosten, schaalbaarheid en implementatie. Laat leveranciers vervolgens jouw eigen praktijksituaties demonstreren. Zo vergelijk je niet alleen functies, maar vooral hoe goed de software bij jouw bedrijf past.

In het kort

• Begin bij bedrijfsdoelen en knelpunten, niet bij een lange lijst softwarefuncties.
• Maak onderscheid tussen noodzakelijke eisen en functies die alleen prettig zijn.
• Vergelijk de totale kosten en implementatie-inspanning, niet alleen het maandbedrag.
• Test herkenbare processen met medewerkers die dagelijks met het systeem gaan werken.
• Kies een ERP-pakket dat nu past en later kan meegroeien.

Wat is ERP-software?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. ERP-software brengt verschillende bedrijfsprocessen en de bijbehorende gegevens samen in één systeem. Denk, afhankelijk van het pakket, aan klantrelaties, verkoop, projecten, taken, urenregistratie, ondersteuning en financiën.

Kort gezegd: een ERP-systeem is bedrijfssoftware waarmee verschillende teams vanuit samenhangende processen en gedeelde gegevens werken.

De precieze mogelijkheden verschillen per leverancier. Een omvangrijk ERP-pakket is daarom niet automatisch beter. De juiste keuze is het systeem dat de belangrijkste processen van jouw organisatie ondersteunt zonder onnodige complexiteit.

Wanneer is je bedrijf toe aan een ERP-systeem?

Een overstap wordt relevant wanneer losse tools en bestanden het werk beginnen te vertragen. Veelvoorkomende signalen zijn:

• Dezelfde klant-, project- of financiële gegevens worden op meerdere plaatsen ingevoerd.
• Teams werken met verschillende versies van spreadsheets of documenten.
• Informatie over klanten, projecten, taken en support is verspreid over meerdere systemen.
• Rapportages zijn pas actueel nadat iemand gegevens handmatig heeft samengevoegd.
• Processen zijn afhankelijk van één medewerker die alle bestanden en uitzonderingen kent.
• Groei zorgt voor meer overdrachtsmomenten, fouten en onduidelijk eigenaarschap.

Herken je vooral problemen met spreadsheets? Lees dan ook wanneer de stap van Excel naar ERP logisch wordt.

Checklist: een ERP-systeem kiezen in acht stappen

• Leg doelen, knelpunten en huidige processen vast.
• Bepaal wie meebeslist en wie het systeem dagelijks gebruikt
• Verdeel eisen in must-haves, belangrijke wensen en extra’s.
• Bepaal welke processen in ERP horen en welke bestaande tools mogen blijven.
• Maak een shortlist en vergelijk oplossingen met dezelfde criteria.
• Bereken de totale kosten, inclusief implementatie en intern werk.
• Laat leveranciers vaste praktijksituaties demonstreren.
• Beoordeel datamigratie, training, support en groei na de livegang.

1. Breng processen en knelpunten in kaart

Beschrijf eerst hoe het werk nu verloopt. Kijk bijvoorbeeld naar de route van lead naar klant, van offerte naar project, van gewerkte uren naar factuur en van klantvraag naar opgelost ticket. Noteer waar medewerkers dubbel invoeren, wachten, zoeken of corrigeren.

Koppel elk knelpunt aan een gewenst resultaat. “We willen een dashboard” is nog geen concreet doel. “Projectleiders moeten zonder handmatige Excel-rapportage de actuele projectstatus kunnen bekijken” is beter te beoordelen en later ook beter te testen.

2. Betrek de juiste medewerkers

Een ERP-keuze raakt meerdere rollen. Stel daarom een klein selectieteam samen met een beslisser, een proceseigenaar, een technisch verantwoordelijke en vertegenwoordigers van de dagelijkse gebruikers.

Vraag gebruikers niet alleen welke functies ze willen. Onderzoek vooral welke handelingen vaak misgaan en welke informatie zij op welk moment nodig hebben. Dat levert betere selectiecriteria op dan een lange wensenlijst.

3. Prioriteer je eisen

Verdeel de eisen in drie groepen: noodzakelijk voor de livegang, belangrijk op korte termijn en optioneel. Een must-have moet terug te voeren zijn op een bedrijfsdoel, risico of essentieel proces.

Laat iedere ERP-leverancier vervolgens dezelfde tien tot vijftien kernprocessen demonstreren. Een vinkje op een functielijst zegt minder dan zien hoeveel stappen en handmatig werk een proces werkelijk vraagt.

4. Bepaal welke software je wilt vervangen

Bepaal welke processen je centraal wilt beheren en welke gespecialiseerde software mag blijven bestaan. Eén ERP-systeem kan samenhang en overzicht bieden, maar een specifieke applicatie kan voor een bijzonder proces sterker zijn.

Breng per bestaande applicatie in kaart welke gegevens erin staan, wie daarvan eigenaar is en welke koppelingen nodig zijn. Vraag hoe gegevens worden gesynchroniseerd, wat er gebeurt wanneer een koppeling uitvalt en hoe je data kunt exporteren.

Onderwerp	Geïntegreerd ERP-Systeem	Losse Software
Gegevens	Gedeelde gegevens binnen één platform	Gegevens staan verspreid over verschillende tools
Overzicht	Rapportages kunnen meerdere processen combineren	Overzichten moeten vaak handmatig worden samengesteld
Gebruik	Eén samenhangende werkwijze	Medewerkers schakelen vaker tussen applicaties
Beheer	Minder afzonderlijke leveranciers en accounts	Meer contracten, koppelingen en beheerpunten
Flexibiliteit	Uitbreiden binnen de mogelijkheden van het ERP-pakket	Per proces een gespecialiseerde oplossing kiezen
Risico	Meer afhankelijkheid van één platform	Meer kans op dubbele invoer en kwetsbare koppelingen

Een hybride inrichting is ook mogelijk: ERP als centrale basis, aangevuld met specialistische applicaties die aantoonbaar waarde toevoegen en betrouwbaar kunnen koppelen.

5. ERP vergelijken op vaste criteria

Vergelijk ieder ERP-pakket met dezelfde scorekaart. Neem minimaal de volgende onderwerpen mee:

• Procesondersteuning: ondersteunt het systeem de belangrijkste processen en uitzonderingen?
• Gebruiksgemak: kunnen verschillende medewerkers hun dagelijkse taken logisch uitvoeren?
• Integraties en data: zijn noodzakelijke koppelingen mogelijk en kun je gegevens importeren en exporteren?
• Schaalbaarheid: kan het pakket meegroeien in gebruikers, processen en modules?
• Beveiliging en rechten: passen toegangsbeheer en beveiligingsmogelijkheden bij jullie eisen?
• Leverancier en support: zijn ondersteuning en verantwoordelijkheden duidelijk?
• Implementatie: is er een realistische aanpak voor inrichting, migratie, testen en training?
• Totale kosten: wat kost de oplossing over meerdere jaren?

6. Kijk verder dan de licentieprijs

De kosten van ERP bestaan meestal uit meer dan abonnementen of licenties. Neem ook inrichting, advies, koppelingen, datamigratie, training, ondersteuning, onderhoud en de interne tijd van medewerkers mee.

De Total Cost of Ownership, oftewel TCO, is het totaal van aanschaf, implementatie, gebruik, beheer en toekomstige aanpassingen over de gekozen periode.

Bekijk voor een actuele indicatie van Maki’s abonnementsstructuur de prijzen en pakketten. Bevestig de benodigde modules en voorwaarden altijd voor jouw specifieke situatie.

7. Maak de ERP-demo meetbaar

Laat een leverancier geen algemene rondleiding geven, maar werk met vooraf gedeelde praktijksituaties en voorbeelddata. Vraag bijvoorbeeld om:

• Een nieuwe klant vast te leggen.
• Een project met taken aan te maken.
• Uren op een project te registreren.
• Een klantvraag als ticket te verwerken.
• De actuele projectstatus te tonen.
• Een managementoverzicht te maken.

Laat gebruikers ieder scenario beoordelen op duidelijkheid, aantal handelingen, ontbrekende informatie en benodigde uitzonderingen. Zo vergelijk je de werking van ERP-software in plaats van de presentatievaardigheden van de leverancier.

8. Beoordeel de ERP-implementatie

Een goede softwarematch kan alsnog teleurstellen wanneer processen, data en adoptie onvoldoende aandacht krijgen. Maak daarom vooraf duidelijk wie verantwoordelijk is voor besluitvorming, inrichting, datakwaliteit, testen, training en acceptatie.

Bepaal ook of je in één keer of gefaseerd live gaat. Een gefaseerde ERP-implementatie kan de verandering behapbaarder maken, maar vraagt duidelijke afspraken over tijdelijke koppelingen, dubbele werkwijzen en het uitfaseren van oude software.

Een ERP-systeem kiezen voor een IT- of ICT-bedrijf

Voor een IT-bedrijf ligt de nadruk vaak minder op productie of voorraad en meer op dienstverlening. Denk aan projecten, taken, uren, klantrelaties, supportvragen en financiële opvolging.

Let bij ERP voor een IT- of ICT-bedrijf onder andere op:

• De samenhang tussen klant, project, taak, activiteit en supportticket.
• Tijdregistratie voor planning, analyse en facturatie.
• Overzicht van projecten, verantwoordelijkheden, deadlines en bestede tijd.
• Registratie en opvolging van klantvragen en incidenten.
• Klant- en contactinformatie binnen het dagelijkse proces.
• Operationele en financiële rapportages.
• Koppelingen met applicaties die je wilt behouden.
• Rechten, beveiliging, support en uitbreidingsmogelijkheden.

Verdiep je daarbij afzonderlijk in een ticketsysteem voor klantvragen en een projectmanagementtool. Controleer tijdens een demo vooral hoe deze processen onderling verbonden zijn.

ERP, CRM en PSA: wat is het verschil?

ERP ondersteunt verschillende interne bedrijfsprocessen en verbindt gegevens tussen teams. CRM richt zich primair op relaties, leads, verkoop en klantcontact. PSA, oftewel Professional Services Automation, ondersteunt professionele dienstverlening, zoals projecten, capaciteit, uren en facturatie.

De categorieën overlappen. Een ERP-pakket kan CRM- of PSA-functionaliteiten bevatten en een CRM- of PSA-oplossing kan met ERP worden gekoppeld. Begin daarom niet bij het label, maar bij de processen die je wilt ondersteunen.

Lees ook meer over het verschil tussen CRM en ERP.

Drie praktijkvoorbeelden

Een groeiend IT-supportbedrijf

Klantgegevens staan in een CRM, tickets in een helpdesktool en uren in spreadsheets. Voor de facturatie moeten medewerkers informatie uit verschillende systemen samenvoegen. De belangrijkste ERP-eis is hier een betrouwbare samenhang tussen klant, ticket, activiteit, project en financiële opvolging.

Een projectgedreven consultancybedrijf

Projectleiders missen actueel inzicht in taken, uren en voortgang. Het bedrijf laat daarom iedere leverancier hetzelfde proces demonstreren: een project aanmaken, teamleden koppelen, uren registreren, afwijkingen signaleren en een overzicht genereren.

Een MKB-bedrijf dat uit Excel groeit

Verschillende afdelingen beheren hun eigen bestanden en rapportages kosten steeds meer tijd. Het bedrijf kiest voor een gefaseerde implementatie: eerst de processen met de meeste dubbele invoer en daarna aanvullende modules.

Veelgemaakte fouten bij ERP-selectie

• Leveranciersdemo’s bekijken voordat processen en eisen duidelijk zijn.
• Alle wensen even zwaar wegen.
• Alleen licentieprijzen vergelijken.
• Dagelijkse gebruikers niet bij de beoordeling betrekken.
• Aannemen dat een koppeling werkt zonder dit te testen.
• Te veel maatwerk accepteren zonder naar toekomstig beheer te kijken.
• Geen meetbare doelen of verantwoordelijke voor de implementatie aanwijzen.

Waarom Maki bij deze selectiecriteria kan passen

Maki is een alles-in-één ERP-systeem voor het MKB. Het platform biedt modules voor onder meer tickets, projecten, taken, relaties, activiteiten, financiën, sales en dashboards. Daarmee kun je verschillende werkstromen binnen één platform beheren en de software uitbreiden op basis van de processen die jouw organisatie nodig heeft.

Voor project- en servicegerichte organisaties is het vooral relevant om tijdens een demo te onderzoeken hoe klantgegevens, projecten, taken, uren en tickets in de praktijk samenkomen. Bekijk daarvoor ook Maki’s mogelijkheden voor klantbeheer, projectmanagement en ticketbeheer.

Of Maki het juiste ERP-systeem voor jouw organisatie is, hangt af van je processen, eisen, gewenste integraties en implementatieaanpak. Gebruik de checklist uit deze gids daarom ook tijdens de kennismaking met Maki.

Klaar om jouw ERP-eisen te toetsen?

Neem je belangrijkste processen en twee of drie herkenbare praktijksituaties mee naar een demonstratie. Zo ontdek je of Maki aansluit bij de manier waarop jouw team projecten, klantvragen, relaties en werkzaamheden beheert.

Maki’s Gratis Pakket en Proefperiode

Maki maakt het makkelijk voor je. We bieden een altijd gratis basispakket en een proefperiode van 30 dagen voor onze premium pakketten. Zo kun je zelf ervaren hoe Maki werkt en wat het voor je bedrijf kan doen, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over kosten.

Maar wat nog belangrijker is, Maki is ontworpen om met je mee te groeien. Naarmate je bedrijf evolueert, kun je diverse extra modules toevoegen of naar een groter pakket overstappen, zodat je altijd de optimale ondersteuning voor je bedrijfsprocessen hebt.