Projectmatig werken: Wat betekend het?

7 maart, 2025

De Kracht van Projectmatig Werken: Minder Stress, Meer Resultaat

Je werkt misschien al projectmatig zonder het te beseffen. Veel van je dagelijkse taken zijn waarschijnlijk al projectmatig van aard. Projectmatig werken biedt een andere kijk op je bestaande werkzaamheden en zorgt voor meer duidelijkheid en rust. Het helpt je om je doelen efficiënter te bereiken door een gestructureerde aanpak te volgen.

Wat is een project en wat komt erbij kijken?

Een project is een tijdelijke onderneming met als doel een specifiek product, dienst of resultaat te realiseren. Het begint met het vaststellen van het doel en het identificeren van de belanghebbenden. Daarna worden er plannen gemaakt, waarbij deadlines, budgetten en benodigde middelen worden vastgesteld. Zodra alles duidelijk is, kan het project van start gaan. Tijdens het project wordt de voortgang nauwlettend gevolgd: hoeveel uren zijn er al besteed? Hoeveel van het budget is al uitgegeven? Ligt alles nog op schema? Na afronding van het project worden de resultaten geëvalueerd en wordt het eindproduct aan de klant geleverd.

Wat is projectmatig werken?

Projectmatig werken is een projectmanagementmethode waarbij je systematisch aan een project werkt. Het omvat altijd een einddoel en een vooraf bepaalde deadline, vastgesteld door de projectmanager. Door een duidelijk stappenplan te volgen, verklein je de kans op fouten en maak je je werk beter beheersbaar en overzichtelijker. Dit leidt tot minder stress. Bovendien bevordert projectmatig werken de samenwerking met collega’s, omdat iedereen precies weet wat er van hen wordt verwacht en wanneer.

Projectmatig werken combineert routinematig werken met improvisatie. Vaak ontstaan nieuwe creatieve ideeën vanuit improvisatie, die vervolgens systematisch worden uitgevoerd tijdens het project. Er blijft altijd ruimte voor vernieuwing en verandering, aangezien het projectplan in overleg kan worden bijgewerkt.

Tot slot is samenwerking cruciaal bij projectmatig werken. De projectleider stuurt meestal het projectteam aan, waarbij iedereen zijn eigen kwaliteiten, interesses en taken heeft.

De voordelen van projectmatig werken

1. Duidelijkheid naar het projectteam

Door systematisch te werken, weet je team precies wat er moet gebeuren dankzij het vooraf opgestelde plan. Iedereen is op de hoogte van hun taken en de deadlines die gehaald moeten worden.

2. Duidelijkheid naar de projectgever

Met een systematische werkwijze kan je de projectgever eenvoudig updates geven over de voortgang van het project. Zowel jij als de projectgever hebben een helder beeld van de huidige status en de volgende stappen.

3. Project in fases

Door het project in stappen te verdelen, ontstaan er verschillende fases. Na elke fase kan er kort geëvalueerd worden en kan het plan indien nodig worden aangepast. Dit zorgt voor extra duidelijkheid voor de projectmanager, het projectteam en de projectgever.

4. Minder fouten in het project:

Deze aanpak leidt tot minder fouten. Iedereen weet precies wie wat doet en hoe lang ze daarvoor nodig hebben, wat zorgt voor transparantie. Ook is het duidelijk hoeveel van het budget nog beschikbaar is. Dit alles kan helder gecommuniceerd worden naar de projectgever, die meer rust ervaart doordat hij regelmatig updates ontvangt en weet wat hij kan verwachten.

Hoe werk je projectmatig?

Projectmatig werken biedt vele voordelen, maar hoe ga je precies projectmatig te werk? Er zijn verschillende methoden, zoals Agile en Scrum, die je kunt gebruiken. Agile is een overkoepelende term voor een reeks principes die zijn vastgelegd in het Agile Manifesto. Deze methode richt zich op flexibiliteit, samenwerking en klantgerichtheid. Bij Agile worden projecten opgedeeld in kleine, beheersbare stukken die in korte tijdsbestekken (sprints) worden voltooid. Scrum is een specifieke Agile-methode die een gestructureerde aanpak biedt voor het beheren van projecten.

In de basis kun je projectmatig werken altijd efficiënt toepassen als er een duidelijke begintijd en eindtijd is. Om je project in goede banen te leiden, is het slim om het project op te delen in fases. Deze fases kun je zelf bedenken. Hieronder vind je wat inspiratie:

1. Initiatie

Begin met het definiëren van het doel van het project en het identificeren van de belanghebbenden. Dit is de fase waarin je de basis legt voor het project.

2. Planning

Stel een gedetailleerd plan op, inclusief tijdlijnen, budgetten en benodigde middelen. Dit helpt om een duidelijk pad uit te stippelen voor het project.

3. Uitvoering:

Voer de geplande activiteiten uit. Dit is de fase waarin het daadwerkelijke werk wordt gedaan, zoals het ontwikkelen van een product of het leveren van een dienst.

4. Monitoring en controle:

Houd de voortgang van het project bij en maak aanpassingen waar nodig om ervoor te zorgen dat het project op schema en binnen budget blijft.

5. Afsluiting

Rond het project af door de resultaten te evalueren en het eindproduct op te leveren aan de klant. Dit is ook het moment om lessen te trekken voor toekomstige projecten.

Door je project op te delen in deze fases, kun je gestructureerd en efficiënt werken, wat leidt tot betere resultaten en minder zorgen.

Scrum methode

Scrum is een specifieke Agile-methode die een gestructureerde aanpak biedt voor het beheren van projecten. In Scrum zijn er drie belangrijke rollen: de Scrum Master, de Product Owner en het Development Team. De Scrum Master is de facilitator die ervoor zorgt dat het Scrum-proces wordt gevolgd en helpt het team om obstakels te overwinnen. De Product Owner vertegenwoordigt de klant en is verantwoordelijk voor het maximaliseren van de waarde van het product door het beheren van de product backlog, een lijst met alle gewenste functies en verbeteringen. Het Development Team bestaat uit professionals die het werk uitvoeren om het product te ontwikkelen.

Scrum werkt met sprints, vaste tijdsperiodes van meestal twee tot vier weken, waarin een werkbaar productincrement wordt opgeleverd. Elke sprint begint met een Sprint Planning-bijeenkomst, waarin het team samen met de Product Owner bepaalt welke taken ze in de komende sprint zullen uitvoeren. Tijdens de sprint houdt het team dagelijks een korte bijeenkomst, de Daily Scrum, waarin ze de voortgang bespreken en eventuele obstakels identificeren. Aan het einde van de sprint presenteert het team het voltooide werk tijdens de Sprint Review aan de belanghebbenden, waarbij feedback wordt verzameld. Na de Sprint Review reflecteert het team op het proces tijdens de Sprint Retrospective en identificeert manieren om hun werkwijze te verbeteren.

Software voor projectmatig werken

Het beheren van meerdere projecten tegelijk kan overweldigend zijn. Projectmanagementsoftware kan hierbij helpen door al je projecten op één plek te centraliseren, inclusief de bijbehorende fases en plannen. Tijdens het project kun je taken toevoegen en tijd registreren, wat zorgt voor een duidelijk overzicht van de voortgang. Je ziet precies hoelang elke taak heeft geduurd en wat de status van het project is.

Daarnaast kun je met projectmanagementsoftware budgetten en offertes vastleggen, waardoor alles wat met je project te maken heeft op één plek te vinden is. Dit maakt het beheer van je projecten efficiënter en overzichtelijker.

Al met al gaan projectmatig werken en projectmanagementsoftware hand in hand. De software biedt vele functionaliteiten zoals CRM, offertes, urenregistratie, planning, facturatie, boekhouding en nog veel meer. Hierdoor kun je je projecten beter beheren en de kans op fouten verkleinen.

De juiste software voor jou!

Ben je benieuwd of projectadministratiesoftware past bij jullie onderneming? Maki kan je helpen om inzicht te krijgen in je projecten en organisatorische processen. Maki is een alles-in-één ERP-systeem dat ervoor zorgt dat al je projecten met bijbehorende informatie overzichtelijk op één plek te vinden zijn.

Is Maki iets voor jou? Probeer de 30-dagen gratis proefversie en ontdek hoe Maki je kan ondersteunen bij het beheren van je projecten en het optimaliseren van je bedrijfsprocessen