Van Excel naar ERP

28 mei, 2025

Van Excel naar ERP: Wanneer is jouw bedrijf eraan toe?

Veel bedrijven starten klein, met Excel als vertrouwde partner voor projectadministratie, urenregistratie of voorraadbeheer. Maar naarmate de organisatie groeit, groeit ook de complexiteit. Wat ooit overzichtelijk begon, verandert in een wirwar van tabbladen, formules en versies. Herkenbaar? Dan is het misschien tijd om na te denken over de volgende stap: een ERP-systeem.

Wat zijn herkenbare problemen bij groei?

Excel is vaak dé tool bij de start van een bedrijf. Het is toegankelijk, flexibel en kost (bijna) niets. Maar na verloop van tijd worden je processen complexer – en wordt het steeds moeilijker om alles in Excel bij te houden.

Herken je een van deze situaties?

1. Meerdere versies van hetzelfde bestand

Verschillende collega’s werken tegelijk aan hun eigen kopie van een Excel-bestand. Versiebeheer wordt lastig en fouten sluipen er makkelijk in.

2. Dubbele invoer van gegevens

Uren worden eerst in Excel geregistreerd, daarna handmatig overgezet naar de facturatie. Dat kost niet alleen tijd, maar verhoogt ook de kans op fouten.

3. Beperkt zicht

Cijfers kloppen pas als iemand ze heeft bijgewerkt. Real-time rapportages of overzicht per project, klant of medewerker? Niet mogelijk zonder veel handwerk.

4. Afhankelijk van ‘de Excel-expert’

Vaak is er één collega die écht weet hoe de formules werken of hoe je die ene draaitabel bouwt. Als die persoon er niet is, ligt alles stil.

Herken je dit? Dan is het goed om te weten dat veel bedrijven dezelfde weg bewandelen: beginnen met Excel, maar uiteindelijk overstappen op een ERP-systeem om grip te houden op hun processen.

Wanneer ben je toe aan een ERP systeem?

De overstap naar een ERP-systeem voelt vaak als een grote stap, maar in de praktijk is het een logische keuze. Toch stellen veel bedrijven deze beslissing uit. Dat uitstel is vaak slechts uitstel van executie — en leidt uiteindelijk tot inefficiëntie en frustratie. Hoe weet je of jouw organisatie eraan toe is? Let op de volgende signalen:

1. Je processen zijn complexer geworden

Wat ooit begon met één projectteam en een paar klanten, is inmiddels uitgegroeid tot een netwerk van meerdere afdelingen, projecten, leveranciers en strakke deadlines. Dat tempo is met Excel niet meer bij te houden.

2. Je werkt met veel losse systemen of bestand

Voor elk project is er een aparte Excelsheet: één voor urenregistratie, één voor facturatie, één voor voorraadbeheer en nog een los document voor offertes. Al deze bestanden staan op verschillende locaties, waardoor niemand een volledig overzicht heeft van het project.

3. Je mist overzicht in je cijfers en prestaties

Je wilt op elk moment inzicht: Hoe staat het project ervoor? Wat is de status van de gewerkte uren? Zijn alle facturen al verzonden? In Excel moet je telkens losse documenten opzoeken, handmatig rekenen of collega’s bellen om antwoorden te krijgen.

Wat een ERP systeem wél biedt

Tot nu toe hebben we vooral stilgestaan bij de beperkingen van Excel wanneer je bedrijf groeit. Maar laten we nu kijken naar wat een ERP-systeem je juist wél te bieden heeft.

Eén centrale plek voor al je informatie

Geen losse bestanden meer, geen verschillende tools of versies. Alles wat je nodig hebt voor een project – van uren en statussen tot offertes en voorraad – staat overzichtelijk bij elkaar. Dat betekent minder zoeken, minder schakelen, en vooral: meer grip.

Minder handmatig werk, minder fouten

In Excel ben je vaak aan het knippen, plakken en controleren. Eén foutje in een formule kan al leiden tot verkeerde cijfers. Met een ERP-systeem is dat verleden tijd. Je voert data één keer in, waarna het automatisch doorloopt naar bijvoorbeeld de facturatie of projectrapportage. Zo voorkom je fouten én bespaar je tijd.

Beter samenwerken, in real-time

Met een ERP-systeem werken teams met dezelfde, actuele data. Iedereen ziet hetzelfde overzicht en weet wat de status is. Geen losse e-mails of bestanden meer die rondgestuurd worden. En in veel systemen kun je zelfs zelf bepalen of bepaalde gegevens ook inzichtelijk zijn voor klanten – ideaal voor transparantie en vertrouwen.

Sommige ERP-oplossingen gaan nóg een stap verder met een ingebouwde communicatiefeed. Zo kun je alle projectgerelateerde communicatie via een interne chat vastleggen, direct in het project. Alles – van planning tot overleg – op één plek.

Je hoeft niet in één keer over te stappen

Bij het woord ‘ERP’ denken veel bedrijven al snel aan een groot, ingewikkeld en tijdrovend traject. Maar in werkelijkheid kun je gewoon klein beginnen – en dat is vaak juist de slimste aanpak.

Onze tip: start met wat je nú nodig hebt. Je hoeft echt niet meteen je hele organisatie om te gooien. Veel organisaties kiezen ervoor om eerst met één module te starten, bijvoorbeeld een activiteitenmodule waarmee medewerkers hun uren centraal kunnen registreren.

Of een projectenmodule, waarmee je direct grip krijgt op lopende projecten. Denk aan inzicht in voortgang, deadlines, geschreven uren en alle communicatie rondom het project. Dankzij een communicatiefeed is zelfs het contact tussen teamleden overzichtelijk gebundeld binnen het project. Alles staat op één plek, en dat geeft rust.

Van daaruit kun je het ERP-systeem stap voor stap uitbreiden, op het tempo dat past bij jouw organisatie.

Het juiste ERP systeem voor jou!

Denk je dat jouw bedrijf toe is aan een ERP-systeem? Dan is Maki misschien precies wat je zoekt! Maki is een alles-in-één ERP-oplossing met verschillende modules, zoals een projectenmodule, takenmodule, ticketmodule en meer. Jij kiest eenvoudig wat je nodig hebt.

Met Maki beheer je al jouw bedrijfsactiviteiten overzichtelijk op één plek. Geen losse systemen meer, maar één geïntegreerd platform dat met jouw organisatie meegroeit. En het beste? Maki is makkelijk te implementeren, zodat je snel aan de slag kunt.

Is Maki iets voor jou? Probeer dan onze 30-dagen gratis proefversie en ontdek zelf hoe Maki je helpt bij de overstap naar een efficiënt ERP-systeem.