Ticketsystemen uitgelegd: wat, wanneer en waarom
24 oktober, 2025
Ticketsystemen uitgelegd: wat, wanneer en waarom
In veel organisaties verloopt communicatie met klanten of interne teams via e-mail, telefoon of losse notities. Dat lijkt overzichtelijk, totdat meerdere vragen tegelijk binnenkomen, iemand afwezig is of een belangrijk bericht over het hoofd wordt gezien. Het resultaat is vertraging, frustratie en onduidelijkheid over wie wat moet oppakken. Voor veel bedrijven betekent dit dagelijks zoeken naar antwoorden, dubbel werk en een verhoogde kans op fouten.
Wat is een ticketsysteem?
Een ticketsysteem is een systeem dat e-mails, notities, problemen en aanvragen omzet in tickets. Elk ticket krijgt een uniek nummer, een verantwoordelijke en een status, zodat duidelijk is wie ermee bezig is en wat de prioriteit is. Zo kan bijvoorbeeld worden aangegeven of een ticket open, in de wacht of closed is. Vaak hebben tickets ook prioriteiten, zoals kritiek (moet snel worden opgelost) of normal (geen hoge spoed).
Alle bevoegde collega’s kunnen een ticket inzien, waardoor iedereen overzicht houdt. Sommige ticketsystemen hebben ook een communicatiefeed, waardoor er direct met collega’s, aanvragers of klanten op één plek kan worden gecommuniceerd. Het doel van een ticketsysteem is alle communicatie en aanvragen overzichtelijk te centraliseren, zodat voor iedereen duidelijk is welke tickets openstaan, wie eraan werkt en wat de prioriteit is.
Wanneer is een ticketsysteem goed?
Een ticketsysteem is pas echt effectief wanneer het eenvoudig te gebruiken is en overzicht biedt. Belangrijke kenmerken zijn een duidelijke interface, de mogelijkheid om tickets toe te wijzen aan collega’s en dat meerdere collega’s inzicht hebben in de tickets, wat de samenwerking aanzienlijk verbetert. Tot slot is een communicatiefeed een grote meerwaarde: vaak kunnen klanten of collega’s zelf tickets aanmaken en rechtstreeks communiceren met de behandelaars via deze feed.
Voordelen van een ticketsysteem
Hieronder hebben we de belangrijkste voordelen op een rijtje gezet:
- Overzicht en structuur: alle aanvragen en communicatie op één centrale plek.
- Tijdsbesparing: direct zien welke tickets openstaan, wie eraan werkt en wat de prioriteit is.
- Verbeterde samenwerking: meerdere collega’s hebben inzicht in dezelfde tickets en kunnen eenvoudig communiceren.
- Consistente en snellere klantenservice: verzoeken worden sneller en eenduidiger afgehandeld.
- Prioriteitenbeheer: belangrijke of kritieke tickets krijgen directe aandacht, zodat urgentie niet verloren gaat.
- Transparantie voor managers: inzicht in aantal tickets, voortgang en knelpunten
Voor wie is een ticketsysteem interessant?
Vaak zie je ticketsystemen terug bij grote organisaties of drukke klantenservice-afdelingen, maar ook kleine en middelgrote bedrijven kunnen er veel profijt van hebben, vooral wanneer meerdere medewerkers samenwerken aan interne of externe aanvragen. Teams die regelmatig communiceren met klanten, partners of andere afdelingen hebben hier het meeste voordeel. Ook bij ICT-bedrijven zie je ticketsystemen vaak terugkomen. Hieronder staan enkele soorten bedrijven waar ticketsystemen het vaakst worden gebruikt:
- Klantenservice- en supportafdelingen
- IT- en softwarebedrijven
- Project- en consultancybedrijven
- Zorginstellingen of andere organisaties met veel interne aanvragen
Als jouw bedrijf hier niet onder valt, betekent dat niet dat een ticketsysteem niet handig kan zijn. Ook kleinere teams of bedrijven met minder complexe processen kunnen profiteren van overzicht, efficiënte communicatie en betere samenwerking die een ticketsysteem biedt.
Het belang van een communicatiefeed
Een van de meest waardevolle functies van een modern ticketsysteem is de communicatiefeed. Deze feed centraliseert alle gesprekken rond een ticket, waardoor medewerkers, klanten en andere betrokkenen rechtstreeks binnen het ticket kunnen communiceren. Het voorkomt dat informatie verspreid raakt over e-mails, chatberichten of notities en maakt het voor iedereen duidelijk wat er al is besproken en welke acties nog openstaan. Dankzij de communicatiefeed wordt samenwerking efficiënter, kunnen vragen sneller worden beantwoord en blijft het overzicht behouden, zelfs bij complexe of langdurige aanvragen.
Maki als ticketsysteem
Bij Maki is een communicatiefeed volledig geïntegreerd in het ticketsysteem, wat zorgt voor een duidelijke en efficiënte communicatie met klanten. Maki is een all-in-one ERP-systeem met diverse modules, zoals de Projectenmodule, Takenmodule en natuurlijk het Ticketsysteem met de communicatiefeed. Het mooie van Maki is dat je niet alle modules hoeft af te nemen; je kunt je omgeving eenvoudig samenstellen met alleen de modules die je daadwerkelijk gebruikt. Heb je bijvoorbeeld alleen een ticketsysteem nodig, dan kies je alleen die module.
Wil je zelf ervaren hoe een geïntegreerd ticketsysteem met communicatiefeed jouw organisatie overzicht en efficiëntie kan brengen? Ontdek hoe Maki je helpt om aanvragen en communicatie centraal te beheren, samenwerking te verbeteren en werkprocessen te stroomlijnen. Probeer het ticketsysteem van Maki vandaag nog 30 dagen gratis