Hoe kies je het juiste ERP-systeem voor jouw ICT-bedrijf?

Introductie

Veel ICT-bedrijven starten met een combinatie van Excel, e-mail en verschillende losse softwarepakketten. Een apart systeem voor tickets, een apart systeem voor projectbeheer en weer een ander systeem voor de financiële administratie. In de beginfase werkt dat vaak prima. Maar naarmate een bedrijf groeit, worden projecten complexer, raakt klantinformatie verspreid en kost het steeds meer tijd om overzicht te houden.

Op dat moment gaan veel ondernemers zich oriënteren op een ERP-systeem. ERP staat voor Enterprise Resource Planning: software die verschillende bedrijfsprocessen samenbrengt in één centraal systeem. In plaats van te schakelen tussen meerdere applicaties, heb je alle informatie rondom een project op één plek. Denk aan taken, tickets, urenregistratie, klantgegevens en financiële informatie. Zo behoud je overzicht, voorkom je dubbel werk en houd je meer controle over je bedrijfsprocessen.

Maar dan is natuurlijk de vraag: hoe vind je als ICT-bedrijf het juiste ERP-systeem? Het aanbod is groot. Er zijn ERP-systemen die zich specifiek richten op één sector en systemen die geschikt zijn voor meerdere branches. Daarnaast verschillen ze in functionaliteiten, gebruiksvriendelijkheid, prijs en ervaring. Sommige systemen bieden uitgebreide modules voor projectbeheer en urenregistratie, terwijl andere juist uitblinken in financiële processen of CRM.

Waar moet je precies op letten bij het maken van de juiste keuze? Dat is precies wat we in deze blog bespreken.

Begin met inzicht in je eigen bedrijfsprocessen

De eerste en misschien wel belangrijkste stap bij het kiezen van een ERP-systeem is het in kaart brengen van je bedrijfsprocessen. Welke processen vinden dagelijks plaats binnen jouw ICT-bedrijf? En welke daarvan kunnen worden ondergebracht in één centraal systeem?

Hoe meer bedrijfsprocessen je samenbrengt in één platform, hoe minder je hoeft te schakelen tussen verschillende softwarepakketten. Dat voorkomt versnippering van informatie, vermindert de kans op fouten en maakt het eenvoudiger om gegevens terug te vinden. Breng daarom eerst alle processen overzichtelijk in kaart. Zo krijg je een duidelijk beeld van de functionaliteiten die jouw ERP-systeem moet ondersteunen.

Veelvoorkomende processen binnen een ICT-bedrijf zijn onder andere:

• Support en helpdesk
• Projectmanagement
• Urenregistratie
• Relatiebeheer
• Offertes en facturatie
• Planning en taakbeheer

Neem bijvoorbeeld support. Veel ICT-bedrijven gebruiken hiervoor een los ticketsysteem, zoals Zendesk, Freshdesk of TOPdesk. Dat werkt prima, maar het betekent ook dat klantinformatie vaak verspreid staat over meerdere systemen. Wanneer ticketbeheer onderdeel is van je ERP-systeem, worden supportverzoeken direct gekoppeld aan projecten, klantgegevens, urenregistratie en andere relevante informatie.

En laten we eerlijk zijn: waarom zou je nog een extra desk willen, als je alles op één plek kunt hebben?

Must-haves vs nice to haves

In de vorige alinea heb je de belangrijkste bedrijfsprocessen binnen jouw ICT-bedrijf in kaart gebracht. De volgende stap is om deze processen te vertalen naar de functionaliteiten die je ERP-systeem moet ondersteunen. Welke modules zijn onmisbaar en welke zijn vooral een mooie aanvulling?

Maak daarom onderscheid tussen de must-haves en de nice-to-haves. Zo voorkom je dat je betaalt voor functionaliteiten die je nauwelijks gebruikt en kun je verschillende ERP-systemen beter met elkaar vergelijken.

Voor de meeste ICT-bedrijven behoren een ticketsysteem, projectmanagement, urenregistratie en offertes en facturatie tot de belangrijkste must-haves. Dit zijn processen die dagelijks terugkomen en daarom een solide basis vormen voor ieder ERP-systeem.

Nice-to-haves zijn functionaliteiten die extra gemak bieden, maar niet voor ieder bedrijf noodzakelijk zijn. Denk aan online ondertekenen van offertes, AI-functionaliteiten of uitgebreide dashboards. Ook koppelingen met bestaande software kunnen waardevol zijn, al is het goed om je af te vragen of die koppelingen nodig zijn wanneer veel processen ook binnen één ERP-systeem kunnen worden ondergebracht.

Tot slot kies je een ERP-systeem niet alleen voor de directie, maar voor de hele organisatie. Jouw medewerkers gaan er dagelijks mee werken, dus het is belangrijk om ook hun behoeften mee te nemen. Vraag waar zij tegenaan lopen en welke processen volgens hen beter kunnen. Zij weten vaak als geen ander welke functionaliteiten echt nodig zijn en welke minder belangrijk zijn.

Denk aan schaalbaarheid

Een ander belangrijk punt bij het kiezen van een ERP-systeem is schaalbaarheid. Dit wordt regelmatig onderschat. Een ERP-systeem dat vandaag goed werkt voor jouw organisatie, moet ook mee kunnen groeien wanneer je bedrijf de komende jaren verder groeit.

Stel jezelf daarom de vraag: wat gebeurt er wanneer je meer medewerkers krijgt, meer klanten bedient en meer projecten uitvoert? Blijft het systeem overzichtelijk en betaalbaar, of worden de kosten steeds hoger en wordt het lastiger om overzicht te behouden?

Een goed ERP-systeem groeit mee met je organisatie. Groei zou juist voordelen moeten opleveren en niet betekenen dat je tegen steeds hogere kosten of beperkingen aanloopt. Kijk daarom niet alleen naar de huidige situatie, maar ook naar de mogelijkheden op lange termijn.

Daarnaast is het waardevol om te kijken naar de ontwikkeling van het platform. Een ERP-systeem dat actief wordt doorontwikkeld, blijft beter aansluiten bij de behoeften van groeiende bedrijven. Nieuwe technologieën kunnen in de toekomst een steeds grotere rol spelen binnen bedrijfsprocessen. Denk bijvoorbeeld aan ontwikkelingen rondom AI en automatisering. Een systeem dat blijft vernieuwen zorgt ervoor dat jouw organisatie ook in de toekomst gebruik kan maken van nieuwe mogelijkheden.

Kies een ERP-partner die jouw sector begrijpt

Een ERP-systeem kies je niet zomaar uit. Het is daarom belangrijk om te kijken naar een partner die ervaring heeft met jouw sector en begrijpt tegen welke uitdagingen jouw bedrijf aanloopt. Een ERP-oplossing voor een ICT-bedrijf heeft namelijk andere behoeften dan een systeem voor bijvoorbeeld een productiebedrijf.

Een goede ERP-partner begrijpt jouw processen, herkent veelvoorkomende knelpunten en weet welke functionaliteiten echt waarde toevoegen. Daarnaast kan een ervaren partner adviseren over wat goed werkt in de praktijk, welke valkuilen je moet vermijden en hoe andere bedrijven vergelijkbare uitdagingen hebben aangepakt.

Het kiezen van een ERP-systeem gaat dus niet alleen om de software zelf, maar ook om de begeleiding eromheen. Een partner die met je meedenkt helpt ervoor te zorgen dat het systeem niet alleen vandaag aansluit, maar ook in de toekomst blijft passen bij jouw organisatie.

Conclusie

Het kiezen van het juiste ERP-systeem voor jouw ICT-bedrijf is een grote beslissing, maar wel een die je stap voor stap kunt aanpakken.

Begin bij je eigen organisatie: breng je belangrijkste bedrijfsprocessen in kaart en bepaal waar je vandaag de meeste tijd verliest, waar informatie verspreid staat en welke processen beter kunnen worden ingericht. Vertaal die processen vervolgens naar concrete functionaliteiten, met een helder onderscheid tussen must-haves en nice-to-haves, zodat je investeert in een systeem dat daadwerkelijk waarde toevoegt.

Kijk daarbij niet alleen naar de situatie van vandaag, maar ook naar de toekomst: een goed ERP-systeem groeit mee met je bedrijf en blijft zich ontwikkelen wanneer jouw organisatie, processen en behoeften veranderen. En kies tot slot niet alleen voor de juiste software, maar ook voor de juiste partner erachter, iemand die jouw sector begrijpt en met je meedenkt.

Het juiste ERP-systeem is uiteindelijk niet het systeem met de meeste functies, maar het systeem dat het beste aansluit bij jouw bedrijf, medewerkers en toekomstige groei.

Past Maki bij jou?

Maki is in de basis ontwikkeld vanuit de behoeften van een ICT-bedrijf. Hierdoor sluiten veel functionaliteiten goed aan op projectgerichte organisaties. Dit zie je voor ICT-bedrijven al terug doordat bij Maki het ticketsysteem geïntegreerd is. Verder heeft Maki een uitgebreide projectenmodule met taken, CRM, urenregistratie en meer: alle processen samen in één overzichtelijk platform.

Benieuwd of Maki ook past bij jouw organisatie? Probeer onze gratis proefversie!