13 februari, 2025

De sleutel tot succesvolle projecten: Effectieve projectadministratie

Ben je vaak tijd kwijt aan het zoeken naar belangrijke projectinformatie? Bij meerdere grote projecten kan het vinden van de juiste informatie soms voelen als het zoeken naar een speld in een hooiberg. Een effectieve projectadministratie biedt de oplossing. Laat je inspireren om het beste uit je projecten te halen en ervaar de voordelen van een georganiseerde aanpak.

Wat is Projectadministratie?

Projectadministratie is het proces van het beheren en managen van projecten door alle administratieve taken en gegevens bij te houden. Wanneer je op projectbasis werkt, is een goede projectadministratie onmisbaar. Hiermee kun je per project de voortgang, budgetten en urenregistratie bijhouden. Het doel is om het project efficiënt te controleren en te optimaliseren.

De projectmanager is verantwoordelijk voor een goede projectadministratie. Wanneer dit op orde is, resulteert dit in projecten die op tijd worden afgerond en binnen het besproken budget blijven. Door alles binnen het project efficiënt te monitoren, voorkom je dat een project uitloopt. Je kunt je projectadministratie ook digitaal regelen met een projectadministratiesoftware.

Waarom overstappen naar projectadministratiesoftware?

Wanneer je nog niet veel projecten hebt, kun je de projectadministratie eenvoudig bijhouden via Excel. Maar naarmate het aantal projecten toeneemt, wordt het steeds handiger om gebruik te maken van projectadministratiesoftware. Deze software biedt een digitaal overzicht van al je projecten en geeft je inzicht in allerlei belangrijke aspecten van elk project.

Belangrijke zaken zoals projectvoortgang, gewerkte uren en budgetten worden overzichtelijk weergegeven. Met behulp van dashboards krijg je in één oogopslag een helder beeld van de status van je projecten. Dit maakt het eenvoudiger om snel beslissingen te nemen en eventuele problemen tijdig te signaleren. Bovendien helpt projectadministratiesoftware je om efficiënter te werken en je projecten beter te beheren, wat uiteindelijk leidt tot succesvollere resultaten.

Welke gegevens houd je bij in projectadministratiesoftware?

Met de projectadministratie houd je alle gegevens van een project bij. Dit alles moet vastgelegd worden binnen de administratie. De volgende zaken leg je vast:

• Klantgegevens
• Contactbeheer
• Overleggen
• Offertes
• Projectplanning
• Projectbudget
• Projectteam
• Uren
• Facturatie

De administratie van een project is zeer belangrijk voor het gehele projectmanagement. Het maakt het managen een stuk eenvoudiger en laat de projecten soepel verlopen.

Voordelen van een projectadministratiesoftware

Projectadministratie is belangrijk en onmisbaar. Een projectadministratiesoftware zorgt ervoor dat dit proces soepel verloopt. We zetten de voordelen voor je op een rijtje.

1. Transparantie naar klanten

Met een projectadministratiesoftware kun je klanten snel en efficiënt informeren over de status van het project. Dit geeft duidelijkheid voor alle betrokkenen en zorgt voor een betere klanttevredenheid. Wanneer een klant vraagt om een update van de projectstatus, hoef je als projectmanager niet eerst alle gegevens bij elkaar te zoeken. Alle projectgegevens bevinden zich namelijk al op één plek. Hierdoor kun je gemakkelijk je klanten een statusupdate geven van het project.

Dit is een win-winsituatie: de klant heeft snel duidelijkheid en de projectmanager kan efficiënt deze duidelijkheid geven, wat leidt tot meer tijd voor andere belangrijke zaken.

2. Inzicht in projectverloop

Met behulp van overzichtelijke dashboards heb je altijd een actueel overzicht van de voortgang van je projecten. Dit komt direct uit het systeem en is daardoor altijd actueel. Dit vermindert fouten en versnelt het facturatieproces.

Digitale projectadministratie biedt daarnaast ook handvatten voor een grondige evaluatie, doordat alle gegevens centraal opgeslagen, overzichtelijk en goed vindbaar zijn. Eventuele problemen zijn hierdoor vroegtijdig te signaleren; voorkomen is beter dan genezen.

3. Efficiëntie en tijdbesparing

Doordat alle informatie van het project overzichtelijk te zien is en doordat de administratieve taken geautomatiseerd zijn, kan je als projectteam meer focussen op belangrijke taken. Dit verhoogt de productiviteit van het projectteam.

Stel je voor dat je werkt aan een groot bouwproject. Voorheen kostte het veel tijd om uren bij te houden, rapporten te verzamelen en de voortgang van verschillende taken te controleren. Dit leidde vaak tot fouten en vertragingen,

doordat de projectinformatie verspreid was over verschillende systemen en documenten. Door projectadministratiesoftware te gebruiken, voorkom je dit door alle informatie op één plek te brengen en creëer je rust in je projecten. 

4. Betere samenwerking

Alle projectinformatie wordt centraal opgeslagen, wat de samenwerking tussen teamleden ook verbetert. Iedereen heeft toegang tot dezelfde up-to-date gegevens en is daardoor op de hoogte van de laatste gebeurtenissen.

Zelfs als de teamleden niet op dezelfde locatie werken, hebben ze door de centrale opslag van informatie een efficiënte samenwerking. Teamleden hoeven niet eerst rond te vragen of iedereen klaar is voor de volgende stap in het project, want dit is meteen te zien in de projectadministratiesoftware.

Urenregistratie geeft duidelijkheid

Het succes van projecten hangt af van verschillende factoren. Het belangrijkste zijn de uren, waar de meeste kosten aan verbonden zijn. Wanneer de uren niet goed bijgehouden worden, kan de kostenberekening al gauw verkeerd lopen. Stel je voor dat je aan het einde van het project erachter komt dat je met je team te veel uren aan het project hebt gewerkt. Ga je dit dan doorbelasten aan de klant? Of neem je je verlies? Door tijdregistratie goed bij te houden, kun je dit voorkomen. Je merkt vroegtijdig wanneer er te veel uren worden gemaakt, waarna je tijdig afwegingen kunt maken.

Ook kun je de klant duidelijkheid geven wanneer er om een toelichting van gefactureerde uren wordt gevraagd. Alles staat namelijk duidelijk en overzichtelijk in het systeem! Met tijdregistratie worden je projecten duidelijker, overzichtelijker en professioneler.

Tot slot krijg je meer controle over het project. Wanneer medewerkers onder druk staan om deadlines te halen, zet dit de gehele organisatie op scherp. Door het registreren van tijd voorkom je deze onrust. Verder zorgt een digitale projectadministratie voor sneller factureren. Teams die uren schrijven, factureren tot wel 85 procent sneller.

Waarom niet gewoon in Excel?

Als je niet enorm veel projecten hebt, is Excel ideaal. Het is handig voor het beheren en analyseren van kleinere datasets. Het is eenvoudig te gebruiken en biedt voldoende functionaliteit voor basisanalyses. Daarnaast kun je door middel van formules en grafieken gemakkelijk duidelijkheid scheppen over het project. Verder is Excel zeer geschikt voor financiële analyses, zoals het maken van begrotingen, cashflow-analyses en het bijhouden van uitgaven. Maar wanneer je met meerdere projecten te maken krijgt, wordt dit allemaal al snel onoverzichtelijk en leidt het tot chaos.

Excel bevat overigens ook niet de functies zoals tijdregistratie, resourceplanning en voortgangsrapportages. Dit bevat projectadministratiesoftware dan weer wel. Ook is beveiliging van de projectdata zeer belangrijk; Excel-bestanden zijn kwetsbaar voor datalekken, vooral als ze via e-mail worden gedeeld. Projectadministratiesoftware heeft vaak ingebouwde beveiligingsprotocollen om gegevens te beschermen.

Al met al is Excel geen slecht idee wanneer je te maken hebt met weinig en eenvoudige projecten, maar op het moment dat er meerdere complexe projecten zijn, is het toch slimmer om projectadministratiesoftware te kiezen.

Software kiezen

Toch een projectadministratiesoftware aan het overwegen? Hier zijn een paar tips voor het selecteren van de juiste software!

1. Maak een lijst met must-have en nice-to-have functies

Om te weten wat je bedrijf echt nodig heeft bij het gebruiken van software, is het goed om twee lijstjes te maken. Een lijst met must-have functies: hier noteer je de punten die echt belangrijk zijn voor jouw projecten en die je terug wilt zien in de software. En een lijst met nice-to-have functies: in deze lijst noteer je de punten die je leuk zou vinden om terug te zien in de software, maar die niet echt van belang zijn. Dit geeft een goed uitgangspunt om gericht te kijken naar de juiste projectadministratiesoftware.

2. Lees reviews en vraag om aanbevelingen

Het is zeer belangrijk om te kijken wat de ervaringen zijn van andere bedrijven in jouw sector met bepaalde software. Hierdoor kun je bepaalde tegenvallers al voor zijn. Daarnaast is het ook aan te raden om aanbevelingen van zakelijke partners te vragen. Welke software gebruiken zij? En tegen welke punten lopen zij aan bij hun software?

3. Probeer gratis proefversies

Om te kunnen bevestigen dat dit de juiste projectadministratiesoftware is voor jouw bedrijf, kun je het beste de software zelf uittesten met een gratis proefversie. Veel software biedt een gratis proefversie aan en het is zeker aan te raden om hier gebruik van te maken. Dit beantwoordt onbeantwoorde vragen en geeft duidelijkheid. Daarnaast is het altijd het beste om software zelf te ervaren.

Gratis proefversie bij projectadministratiesoftware Maki

Maki biedt een krachtige oplossing voor projectbeheer. Met deze software krijg je weer inzicht in je projecten, breng je transparantie naar je klanten en verhoog je de efficiëntie van je werkzaamheden. Probeer nu de 30-dagen gratis proefversie van Maki!